Verser des archives publiques
Le versement d'archives est l'opération par laquelle vous transmettez vos documents aux Archives de la Charente.
Cela implique la remise matérielle des archives pour une conservation illimitée et un transfert de responsabilité - mais pas de propriété - sur les documents.
Le versement d’archives aux Archives départementales est une obligation légale prévue par le Code du patrimoine (article L 212-4).
Quand verser aux Archives de la Charente ?
Le cycle de vie des archives version PDF (pdf - 319 Ko)
Lorsque la durée d’utilité administrative (DUA) de vos documents d’archives est atteinte.
Pour connaître la DUA de vos documents d’archives, vous pouvez effectuer une recherche dans les circulaires et les instructions de tri nationales par thèmes ou mots-clés.
Comment faire une demande ?
Vous devez remplir un bordereau de versement. Le modèle à utiliser et la fiche d’aide à la saisie sont téléchargeables dans l’espace "Ressources" de cette page.
Une fois le bordereau rédigé, vous pouvez nous contacter par le biais du formulaire de demande de versement.
Après vérification des Archives départementales, vous pourrez nous transmettre par courrier le bordereau signé en double exemplaire à l’attention de Madame la directrice des Archives de la Charente, 24 avenue Gambetta 16000 Angoulême.
Comment verser ?
Dès validation de votre bordereau de versement, vous pouvez prendre rendez-vous et nous remettre vos documents.
Pour information, le transport des archives est à votre charge !
Les archives à verser doivent faire l’objet d’une préparation en amont :
- Regrouper les dossiers pour former des ensembles cohérents de documents identiques ou relatifs à un même thème.
- Retirer les éléments néfastes pour la bonne conservation du papier : pochettes plastique, trombones métalliques, élastiques…
- Utiliser des boîtes solides et en bon état de 10 cm de largeur pour faciliter leur manipulation et leur transport.
- Numéroter les boîtes en continu de 1 à l’infini, sans utiliser de « bis » ou de « ter ». Cette numérotation doit coïncider avec les numéros inscrits dans le bordereau de versement.
